Telework นั้นเป็นวิธีการทำงานที่ยืดหยุ่นสำหรับทุกคน

Telework Management, Inc. ซีอีโอ Yuri Tazawa

ทุกวันนี้การทำงานนอกสำนักงานได้รับความสนใจมากขึ้น แต่คุณรู้หรือไม่ว่ามีผู้หญิงคนหนึ่งในญี่ปุ่นที่ท้าทาย “การทำงานวิธีใหม่” นี้?

หลังจากแต่งงาน เธอได้ย้ายไปทั่วญี่ปุ่นเนื่องจากการเปลี่ยนงานของสามีเธอ และเธอได้ทำงานจากที่บ้านในขณะเลี้ยงดูลูกของเธอมาโดยตลอด สไตล์การทำงานของเธอเป็นที่เห็นพ้องในหมู่ผู้หญิงจำนวนมากในญี่ปุ่นซึ่งจะต้องลาออกจากงานเพื่อทำตามความต้องการของตนเอง ในการที่จะตอบสนองความต้องการ เธอได้ก่อตั้ง Y’s Staff, Inc. ซึ่งเป็นผู้บุกเบิก Crowdsourcing ในทุกวันนี้ 10 ปีต่อมา เธอได้ก่อตั้งอีกบริษัทหนึ่ง Telework Management Inc. ซึ่งช่วยแนะนำการทำงานจากระยะไกลภายในบริษัท ตอนนี้เธอได้มุ่งเน้นใน “Teleworking จากเมืองเกิด (การทำงานจากระยะไกลแบบ Furusato ในภาษาญี่ปุ่น)” รวมไปถึงการส่งเสริมการจ้างงานผู้หญิงซึ่งเกี่ยวข้องทั้งกับบริษัทและรัฐบาล เพื่อที่จะดึงดูดบริษัทในเมืองให้ย้ายธุรกิจบางส่วนของพวกเขามายังจังหวัดท้องถิ่นเพื่อเป็นการฟื้นฟูในระดับภูมิภาค จากประสบการณ์ของเธอ เธอได้นำเสนอแนวความคิดและการเข้าถึงสำหรับ Teleworking

(คุณ Tazawa นิยามคำว่า “telework” เป็นวิธีการทำงานที่ยืดหยุ่นโดยปราศจากเงื่อนไขของเวลาและสถานที่ ซึ่งแตกต่างจาก “remote working” ซึ่งเป็นการทำงานนอกสำนักงาน

การทำธุรกิจไม่สามารถเปลี่ยนสถานการณ์ได้

Q. ภูมิหลังธุรกิจของคุณคืออะไร และกิจกรรมในปัจจุบันมีอะไรบ้าง?

ฉันเริ่มต้นทำงานในอุตสาหกรรมอิเล็กทรอนิกส์ญี่ปุ่น Sharp ฉันเคยได้รับมอบหมายในการวางแผนผลิตภัณฑ์และฉันชอบงานของฉันซึ่งทำงานเป็นทีมมาก อย่างไรก็ตาม ฉันได้ลาออกจากงานเมื่อฉันแต่งงานกับสามีของฉันหลังจากที่ได้เข้าร่วมงานกับบริษัทได้ 6 ปี และได้เริ่มทำงานเป็นฟรีแลนซ์นักเขียนที่บ้าน ในเวลานั้นเป็นเวลาที่ผู้หญิงที่มีแรงบันดาลใจจำนวนมากในญี่ปุ่นได้เริ่มทำงาน แต่พวกเขาต้องลาออกจากงานหลังแต่งงานเนื่องจากการขาดวัฒนธรรมและระบบสำหรับพวกเขาในการทำงานต่อไป มันเกิดขึ้นเมื่อฉันเริ่มคิดว่ามีผู้หญิงจำนวนมากที่ต้องการจะทำงานในรูปแบบที่ยืดหยุ่น ฉันจึงได้เริ่ม Y’s Staff, Inc. ขึ้นเพื่อที่สถานการณ์สำหรับผู้หญิงเหล่านั้นอาจจะเปลี่ยนไป

ฉันได้จ้างคนทำงานที่มีความสามารถและทำงานนอกสำนักงานภายในทีม ฉันเชื่อว่าฉันสามารเปลี่ยนโลกได้ถ้าหากฉันสามารถพิสูจน์โดยการเผยแพร่รูปแบบธุรกิจของฉัน แต่โชคร้ายบริษัทที่ได้รับมอบหมายไม่สามารถสร้างผลได้มากพอที่จะเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของผู้คนในญี่ปุ่นได้ ดังนั้นฉันจึงคิดว่ามันคงจะดีกว่าถ้าชักจูงให้บริษัทประสบผลสำเร็จในวิธีการทำงานในอุดมคติโดยตรง ฉันคิดว่ามันมีประสิทธิภาพมากกว่าถ้าสนับสนุนบริษัทจำนวนมากด้วยพนักงานจำนวนมากเพื่อแนะนำการทำงานจากระยะไกลเนื่องจากมันจะส่งผลกับผู้คนจำนวนมากที่ทำงานอยู่ที่นั่น เนื่องจากเป็นการดีที่มีรัฐบาลเข้ามามีส่วนร่วมและด้วยเจตนาความคิดเห็นของฉันที่จะเปลี่ยนแปลงบริษัท ดังนั้นฉันจึงส่งเสริมการทำงานจากระยะไกลทั้งในรัฐบาลและบริษัท


เปลี่ยนโลกด้วยการเปลี่ยนวิธีการทำงานของพนักงาน

Q. Crowdsourcing เริ่มเป็นที่นิยมในเร็วๆ นี้ อะไรคือความแตกต่างระหว่าง Crowdsourcing และ Telework?

CEO Yuri Tazawa

Telework คือรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น โดยปราศจากเงื่อนไขของเวลาและสถานที่ ถูกนำมาโดย ICT (Information and Communication Technology) ในญี่ปุ่น สามารถแบ่งเป็นสองประเภท ในประเภทของการจ้างงาน Telework ถูกแบ่งเป็น “การจ้างงานตนเอง” หรือ “การจ้างงาน” สำหรับสถานที่ในการทำงานถูกแบ่งเป็น “เคลื่อนที่ได้ง่าย​ (จากระยะไกล)” หรือ “ที่บ้าน” เนื่องจาก Crowdsourcing เป็น “การจ้างงานตนเอง” เดิมทีพวกเขาคือผู้ที่ทำงานจากระยะไกล Crowdsourcing เชื่อมโยงคนทำงานที่จ้างงานตนเองและบริษัทเข้าด้วยกัน ในอีกทางหนึ่ง มันคือระบบการจับคู่ระหว่างบริษัทและบุคคล

ในอีกทางหนึ่ง Telework คือวิธีที่คุณทำงาน ในญี่ปุ่นกว่า 80% ของแรงงานถูกจ้างงาน แต่วิธีการทำงานของพวกเขาจำกัดตามสถานที่และเวลาที่พวกเขาทำงาน ทุกคนเป็นไปได้ที่จะมีสถานการณ์ที่ยากลำบากในการทำงานตามวิธีปัจจุบันของพวกเขาต่อไปเนื่องจากการดูแลลูก ดูแลบิดามารดา และการป่วย อย่างไรก็ตามมันเป็นไปไม่ได้เลยที่แรงงานที่ถูกว่าจ้างจะสามารถทำงานในบริษัทเดิมต่อไปหากไม่มีสภาพแวดล้อมที่ยืดหยุ่นสำหรับแรงงานในกรณีที่มีความต้องการที่หลากหลาย Telework สามารถเข้าใจถึงสังคมที่ผู้คนสามารถทำงานได้อย่างยืดหยุ่น


เปลี่ยนวิธีที่คุณทำงานให้เหมาะกับวัฒนธรรมของคุณ

Q. ทำไม Telework จึงจำเป็นสำหรับบริษัทเช่นกัน?

Telework เป็นมาตรการเพื่อรักษาความปลอดภัยของทรัพยากรมนุษย์ เราจะขาดแคลนทรัพยากรมนุษย์ในญี่ปุ่นในอีก 30 ปี มันจึงจำเป็นสำหรับบริษัทในการเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมแรงงานในปัจจุบันให้มีความยืดหยุ่น ไม่เพียงเพื่อให้พนักงานทำงานให้กับบริษัทในระยะยาว แต่ยังช่วยปรับปรุงผลิตภาพของพวกเขาอีกด้วย น่าผิดหวังที่ผู้คนส่วนใหญ่เข้าใจว่า Telework จำกัดการทำงาน พวกเขาคาดว่า Telework ไม่ได้เป็นธุรกิจของเขาเพราะประเภทอุตสาหกรรมหรืออาชีพของพวกเขาแตกต่างจากอุดมคติเกี่ยวกับ Telework ของพวกเขา เว้นแต่ว่าความคิดของพวกเขาและสภาพแวดล้อมการทำงานจะมีการเปลี่ยนแปลง ผลิตภาพของพวกเขาจะไม่เพิ่มขึ้นแม้ว่าพวกเขาเริ่มใช้ Telework

เรามีขั้นตอนการทำงาน การให้รางวัล และระบบของตนเองในญี่ปุ่น ซึ่งแตกต่างจากในสหรัฐที่ซึ่งมีความก้าวหน้าของ Telework มากกว่าโดยสิ้นเชิง ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะนำ Telework มาใช้งานโดยที่ยังคงลักษณะเฉพาะของชาวญี่ปุ่น ฉันนำเสนอ “การทำงานแบบ Telework ในรูปแบบญี่ปุ่น” ซึ่งมีสามประเด็น ในบริษัทของฉัน เรา Telework พิจารณาเครื่องมือหรือระบบ


สำนักงานเน็ตให้การสื่อสารที่ปกติ

Q. ประเด็นของคุณสำหรับ “การทำงานแบบ Teleworking ในรูปแบบญี่ปุ่น” คืออะไร?

CEO Yuri Tazawa

ก่อนอื่น มันจำเป็นที่จะต้องมีรูปแบบการทำงานที่เหมือนกันใน Telework ซึ่งคนทำงานสามารถสื่อสารตัวต่อตัวและทำงานเป็นทีม เราเห็นคุณค่าของการเป็นส่วนหนึ่งและการทำงานเป็นทีม เนื่องจากสิ่งนี้ หลากบริษัทและพนักงานรู้สึกโดดเดี่ยวและกังวลเมื่อไม่เห็นกันและกันเมื่อบริษัทญี่ปุ่นได้นำ Telework มาใช้งาน

ในบริษัทของฉัน เราเคยใช้ “สำนักงานเน็ต” ซึ่งเราสามารถสื่อสารทางออนไลน์ได้ทุกเมื่อตั้งแต่เริ่มต้น ในสำนักงานเสมือนนั้น เราสามารถเห็นว่าใครทำอะไรอยู่ได้ทุกเมื่อ ทุกเวลา และเราสามารถคุยกับบางคนโดยใช้งานไมโครโฟน ทุกคนมีโต๊ะของตนเอง มีห้องพักผ่อน ห้องรับแขก ห้องทำงานของประธาน และห้องประชุมในสำนักงานเน็ต และเรายังสามารถย้ายไปที่ “สถานที่ทำงานเสมือน” ได้โดยการคลิกไปที่ที่พวกเราต้องการจะเคลื่อนที่ไป


นอกจากนี้เรายังสามารถตรวจสอบว่าใครกำลังทำอะไร เช่น คนหนึ่งกำลังประชุมกับลูกค้าหากพวกเขาอยู่ในห้องรับแขก หรืออีกคนหนึ่งกำลังพักอยู่ในห้องพักผ่อน เราสามารถสื่อสารโดยการใช้กล้องและไมโครโฟนได้ทุกเมื่อที่ต้องการ ซึ่งให้การประชุมส่วนบุคคลและการสื่อสารในขณะที่ไปยังที่อื่น


ระบบป้องกันที่มองเห็นได้ทั้ง “การส่งข้อความ” และ “การพูดคุยทั่วไป”

ประเด็นที่สองคือการบันทึกทุกการสื่อสารออนไลน์ซึ่งเปิดเผยสำหรับพนักงานทุกคน รวมทั้งบทสนทนาในกระบวนการการทำงานด้วย มักจะมีคำกล่าวว่าความคิดสร้างสรรค์มาจากการสื่อสารทั่วไป หรือสิ่งที่พวกเขาได้ยินเมื่อพวกเขาเดินผ่านกันในบริษัท ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะเก็บการสื่อสารเหล่านั้นและให้ทุกคนสามารถใช้งานได้

Promail

ในบริษัทของฉัน มันเป็นกฏที่ต้องระบุถึงผู้ส่งและบทสรุปในหัวข้ออีเมล เช่นเดียวกับการแบ่งปันมัน และหากคุณส่งถึงใคร มันก็จะแสดงเป็นสีแดง ดังนั้นมันจึงมีความแตกต่างว่ามันส่งถึงคุณหรือถึงส่งถึงคนอื่น ในผลลัพธ์แล้ว มันเป็นไปได้ที่จะเห็นกระบวนการสนทนาแม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ในการสนทนานั้น หรือคุณยังสามารถนำเสนอความคิดของคุณในการสนทนาเหล่านั้นเช่นกัน

จริงๆ แล้วเรากำลังทำการทดลองเกี่ยวกับ “การสนทนาบางอย่างที่อยู่นอกความสนใจของคุณ” เรามีโต๊ะที่อยู่ฟรีในสำนักงานเน็ตของเราและดูว่ามันเป็นไปอย่างไร ฉันคิดว่าแม้จะเป็นออนไลน์ก็อาจจะมีการสื่อสารที่แตกต่างใหม่ ซึ่งนำความคิดใหม่แม้ว่าเราจะ Telework นี่เป็นการทดลองใหม่ แต่ฉันยังตื่นเต้นที่จะเห็นผลลัพธ์จริงๆ


การบริหารจัดการเวลาที่เข้มงวดก่อให้เกิดความสะดวกในการทำงานของพนักงานและการเพิ่มผลิตภาพ

ประเด็นที่สามคือการบริหารจัดการเวลาทำงานแม้ว่าพวกเขาจะทำงานนอกสำนักงาน มีทั้งข้อดีและข้อเสียเกี่ยวกับไอเดียนี้ แต่ฉันเชื่อว่าไม่มีทางเลือกตราบใดก็ตามที่ชั่วโมงแรงงานนั้นถูกกำหนดโดยกฏหมาย มันคือทั้งเวลาและผลลัพธ์ที่พวกเราต้องบริหารจัดการ และการเปลี่ยนแปลงระบบการให้รางวัลเพื่อที่ผลลัพธ์จะสามารถเปลี่ยนแปลงวิธีที่คนทำงานคิดเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาจะได้รับเป็นรางวัล

โดยพื้นฐานแล้วมีระบบรางวัลสองแบบสำหรับคนทำงาน ถูกกำหนดโดยผลลัพธ์ เช่น ในสหรัฐ และโดยเวลา เช่น ในญี่ปุ่น แต่เมื่อมันเป็น Teleworking เงินเดือนควรถูกกำหนดโดยผลิตภาพต่อชั่วโมง หากผู้คนประเมินจากผลลัพธ์ของพวกเขาเท่านั้น มันจะนำมาซึ่งแรงงานส่วนเกิน ในทางกลับกัน หากชั่วโมงการทำงานถูกพิจารณาด้วย ผู้คนที่สามารถทำงานได้นานชั่วโมงกว่าจะได้รับผลประโยชน์เช่นเดียวกับระบบปัจจุบันในญี่ปุ่นซึ่งไม่ได้มีส่วนในการเพิ่มประสิทธิภาพงาน

ในบริษัทของฉัน เราบริหารจัดการเวลาของพนักงานอย่างเคร่งครรัดและตรวจสอบเวลานั่งโต๊ะและลุกออกจากโต๊ะ รวมทั้งเวลาที่พวกเขาเริ่มและสิ้นสุดการทำงาน เครื่องมือในสำนักงานเน็ตของเราให้ผู้จัดการสามารถเห็นหน้าของพวกเขาผ่านทางหน้าจอเพื่อที่จะเห็นว่าพวกเขากำลังทำงานอยู่จริงๆ หรือไม่ นี่จะเพิ่มความสะดวกให้กับผู้จัดการ และสิ่งที่มากกว่านั้นก็คือมันจะป้องกันคนทำงานจากการทำงานมากเกินไปเนื่องจากผู้จัดการไม่เห็น


“รางวัลสำหรับผลิตภาพต่อชั่วโมง” ด้วย “เบี้ยเลี้ยงวิธีการทำงาน” เป็นระบบที่ยุติธรรมสำหรับทุกคน

กระทรวงสาธารณสุข แรงงานและสวัสดิการสังคมในญี่ปุ่นแนะนำว่า คนทำงาน Telework ควรได้รับเงินเดือนเช่นเดียวกับคนที่เดินทางไปทำงาน แต่ความคิดของฉันแตกต่าง หากระดับเงินเดือนของพวกเขาเท่านั้น มันจะไม่ยุติธรรมสำหรับคนทำงานที่ต้องเดินทางไปซึ่งใช้เวลาในการเดินทางมายังสำนักงานมากกว่า เพื่อที่จะแก้ไขปัญหา บริษัทของฉันจึงจ่ายให้คนทำงานเป็น “รางวัลสำหรับผลิตภาพต่อชั่วโมง” ด้วย “เบี้ยเลี้ยงวิธีการทำงาน”

working way allowance

ตัวอย่างเช่น หากแรงงานได้รับเงิน 300 ดอลลาร์ต่อเดือน หลากบริษัทในญี่ปุ่นจะตัดสินจำนวนนี้จาก “ผลลัพธ์ ชั่วโมงการทำงาน และลักษณะการทำงานของพวกเขา” แต่บริษัทของฉันได้ตดสินเงินเดือนของพวกเขาโดยหารจาก “ผลิตภาพต่อชั่วโมง” โดยชั่วโมงการทำงานของพวกเขา ซึ่งถูกคำนวณตามการบริหารจัดการเวลา หรือถ้าหาก “ผลิตภาพต่อชั่วโมง” ของแรงงานคือ 1.5 ดอลลาร์ และพวกเขาทำงานเป็นเวลา 8 ชั่วโมงต่อวัน ในทุกๆ วันทำงานเป็นเวลาสี่สัปดาห์ การจ่ายเงินโดยพื้นฐานจะคำนวณโดย [1.5 ดอลลาร์/ชั่วโมง] x [8 ชั่วโมง/วัน] x [5 วัน/สัปดาห์] x [4 สัปดาห์] = 240 ดอลลาร์ ด้วยพื้นฐานนี้ “เบี้ยเลี้ยงวิธีการทำงาน” ได้ถูกเพิ่มขึ้นเช่น “เบี้ยเลี้ยงสำหรับการทำงานในวันทำงานทุกวัน” “เบี้ยเลี้ยงสำหรับการทำงานภายในเวลาที่กำหนด” “เบี้ยเลี้ยงสำหรับการเดินทาง” และหลังจากนั้นก็จะกลายเป็นเงินเดือนของพวกเขา

หากมันยากสำหรับแรงงานที่จะเดินทางและทำงานระหว่างเวลาที่กำหนดเนื่องจากต้องดูแลบิดามารดา ก็จะไม่ได้รับ “เบี้ยเลี้ยงในการทำงานในเวลาที่กำหนด” หรือ “เบี้ยเลี้ยงในการเดินทาง” อย่างไรก็ตาม “ผลิตภาพต่อชั่วโมง” ของพวกเขาจะพัฒนาขึ้นเมื่อพวกเขาทำงานได้ดีภายในเวลาที่จำกัด ด้วยผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ระบบนี้เพิ่มการจ่ายเงินพื้นฐานแม้ว่าพวกเขาจะทำงาน Teleworking ผลิตภาพการทำงานต่อชั่วโมงของพวกเชาที่เพิ่มขึ้นจะยังคงอยู่หลังจากพวกเขากลับมาทำงานในรูปแบบปกติซึ่งจะเพิ่มเงินเดือนทั้งหมดขึ้น

ผู้คนสามาถรทำงานให้ได้ผลิตภาพมากขึ้นในเวลาที่จำกัด มีผู้คนที่มีเวลาจำกัดและมีสถานที่ในการทำงานที่จำกัดมากขึ้น ดังนั้นจึงเป็นสิ่งจำเป็นที่จะติดตาม “ผลิตภาพต่อชั่งโมง” โดยยึดตามการบริหารจัดการเวลา Telework ให้ผู้คนทำงานได้อย่างอิสระจากเวลาและสถานที่ แต่ไม่ได้ทำให้ผู้คนไม่ต้องทำงาน จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะสร้างระบบที่ยุติธรรมสำหรับทั้งคนทำงานที่ไม่มีข้อจำกัดและคนทำงานที่มีข้อจำกัดทางเวลาและสถานที่เพื่อที่พวกเขาจะได้รับการประเมินอย่างเท่าเทียมและถูกต้อง


เป้าหมายในการสร้างสังคมที่ผู้คนสามารถทำงานได้อย่างอิสระจากเวลาและสถานที่

Q. อะไรคือวิธีการทำงานในอุดมคติของคุณ?

CEO Yuri Tazawa

ฉันมุ่งหมายที่จะสร้างสังคมที่ผู้คนสามารถทำงานได้อย่างยืดหยุ่นและเป็นอิสระจากเวลาและสถานที่ ไม่เพียงมุ่งเน้นในการทำงานที่บ้าน ในผลลัพธ์แล้ว มันดีที่สุดสำหรับทุกคนที่จะทำงานในท้องถิ่น โดยส่วนตัว ฉันได้มีประสบการณ์ย้ายไปยังพื้นที่ชนบท ดังนั้นฉันจึงชอบสถานที่ท้องถิ่น บางคนรู้สึกว่าพวกเขาต้องการทำงานในท้องถิ่นแต่พวกเขาไม่สามารถแล้วในตอนนี้ ซึ่งทำให้ฉันคิดถึงความรู้สุขของฉัน “ฉันต้องการทำงานแต่ฉันไม่สามารถทำได้” ดังนั้นหากวิธีการทำงานของผู้คนเปลี่ยนเป็นสังคมที่ผู้คนสามารถทำงานได้อย่างยืดหยุ่น มันจะทำให้มีสุขภาพดียิ่งขึ้น นอกจากนี้หากการทำงานเป็นอิสระ มันจะสามารถเปลี่ยนสังคมทั้งหมดและแก้หลากหลายปัญหา

ฉันต้องการที่จะนึกถึงสังคมที่ผู้คนสามารถมีชีวิตที่น่าพึงพอใจ ซึ่งผู้คนสามารถอยู่ที่ไหนก็ได้ที่พวกเขาต้องการ รวมทั้งวิธีการทำงานที่เหมาะกับรูปแบบชีวิตของพวกเขา