Telekerja adalah satu satu cara bekerja yang fleksibel untuk sesiapa sahaja

Telework Management, Inc. Ketua Pegawai Eksekutif Yuri Tazawa

Kini, bekerja dari jauh semakin mendapat perhatian, tetapi tahukah anda bahawa terdapat seorang wanita di Jepun yang telah mencabar “satu cara kerja yang baru”?

Selepas berkahwin, beliau telah berpindah-randah di seluruh Jepun kerana tuntutan kerja suaminya dan beliau tetap bekerja dari rumah sambil membesarkan anaknya. Gaya kerjanya menimbulkan rasa simpati ramai wanita di Jepun, mereka yang tidak mempunyai pilihan lain tetapi harus berhenti kerja. Bagi memenuhi permintaan itu, beliau menubuhkan Y’s Staff, Inc., yang merupakan pelopor untuk khidmat luar kumpulan pada hari ini. 10 tahun kemudian, beliau menubuhkan sebuah lagi syarikat, Telework Management Inc., yang membantu memperkenalkan telekerja dalam banyak syarikat.

Kini beliau memberikan fokus pada ‘telekerja di kampung halaman (telekerja Furusato, dalam bahasa Jepun)’ serta mempromosikan pengambilan kerja untuk wanita, melibatkan kedua-dua syarikat dan pihak kerajaan, untuk menarik minat syarikat-syarikat di bandar memindahkan beberapa perniagaan mereka di wilayah-wilayah tempatan sebagai satu pengukuhan semula wilayah. Berdasarkan pengalamannya, beliau memperkenalkan idea dan pendekatannya bagi telekerja.

(Cik Tazawa menakrifkan “telekerja” sebagai satu cara bekerja fleksibel yang tidak bergantung kepada masa dan tempat, berbeza daripada “bekerja dari jauh,” iaitu bekerja di luar pejabat.)


Menjalankan perniagaan tidak dapat mengubah situasi

Q. Apakah latar belakang perniagaan anda dan aktiviti terkini anda?

Saya mula bekerja untuk sebuah syarikat pembuatan elektronik Jepun iaitu Sharp. Saya ditugaskan dalam perancangan produk dan saya amat suka dengan kerja saya yang bekerja sebagai satu pasukan. Walau bagaimanapun, saya meletakkan jawatan apabila saya berkahwin dengan suami saya enam tahun selepas saya menyertai syarikat tersebut, dan mula bekerja sebagai penulis bebas di rumah. Pada ketika itu di Jepun, ia merupakan masa dimana ramai wanita yang bermotivasi tinggi mula bekerja, tetapi mereka harus meninggalkan kerjaya mereka selepas berkahwin kerana kekurangan budaya dan sistem untuk mengekalkan mereka untuk terus bekerja.

Pada ketika itu juga saya sedar bahawa terdapat sebilangan besar wanita yang ingin bekerja secara fleksibel inilah yang menyebabkan saya memulakan Y’s Staff, Inc. dengan harapan situasi untuk para wanita mungkin berubah.

Saya merekrut ramai pekerja cemerlang dan yang berkerja dari jauh dalam satu pasukan. Saya percaya saya dapat mengubah dunia jika saya dapat membuktikan model perniagaan saya ini berkembang. Malangnya, sebuah syarikat pemegang amanah tidak dapat memberikan impak besar yang secukupnya untuk mengubah cara orang bekerja di Jepun. Selepas itu, saya sedar bahawa adalah lebih baik mempengaruhi sebuah syarikat secara langsung untuk mencapai capai cara bekerja yang ideal. Saya menyangka ianya lebih berkesan untuk menyokong banyak syarikat dengan ramai kakitangan untuk memperkenalkan telekerja kerana ia mempunyai impak besar untuk ramai pekerja di sana.

Selain daripada itu, adalah lebih baik untuk mendapatkan kerjasama daripada kerajaan dan mencadangkan pendapat saya untuk mengubah syarikat. Oleh itu, saya mempromosikan telekerja ini kepada kedua-dua pihak kerajaan dan syarikat.


Mengubah dunia dengan mengubah cara bekerja para pekerja

Q. Khidmat luar kumpulan kini semakin popular. Apakah perbezaan di antara khidmat luar kumpulan dan telekerja?

Telekerja ditakrifkan sebagai satu cara bekerja secara fleksibel yang tidak bergantung kepada masa dan tempat yang diperkenalkan oleh ICT (Teknologi Maklumat dan Komunikasi) di Jepun. Ia boleh dibahagikan kepada dua cara. Untuk jenis pekerjaan, telekerja dibahagikan kepada sama ada kategori “bekerja sendiri” atau “pekerjaan”. Untuk lokasi tempat kerja, ia dibahagikan kepada sama ada kategori “bergerak (terpencil)” atau “di rumah.” Oleh kerana khidmat luar kumpulan adalah “bekerja sendiri,” mereka sebenarnya pekerja telekerja. Sukar bagi mereka mengikat kontrak untuk sesebuah pekerjaan jika mereka tinggal di kawasan pendalaman. Khidmat luar kumpulan menghubungkan mereka yang bekerja sendiri dengan syarikat. Dalam kata lain, ia merupakan satu sistem pemadanan antara pihak syarikat dan individu.

CEO Yuri Tazawa

Selain itu, telekerja adalah tentang cara anda bekerja. Di Jepun, lebih daripada 80% pekerja adalah mereka yang diambil bekerja, tetapi cara bekerja mereka adalah terhad bergantung kepada tempat dan masa mereka bekerja. Terdapat kemungkinan untuk sesiapa sahaja mengalami kesukaran untuk meneruskan cara kerja mereka sekarang kerana ingin membesarkan anak, menjaga ibu bapa, dan jatuh sakit. Oleh itu, ia seakan mustahil untuk pekerja ini bekerja di dalam syarikat yang sama kecuali ia menawarkan persekitaran kerja yang fleksibel dalam kes kepelbagaian keperluan. Telekerja dapat merealisasikan sebuah masyarakat dimana semua orang dapat bekerja secara fleksibel.


Mengubah cara anda bekerja untuk menyesuaikan diri dengan budaya anda

Q. Mengapa telekerja juga perlu untuk syarikat?

Telekerja merupakan satu langkah untuk mendapatkan sumber manusia. Kita akan mengalami kejatuhan dalam sumber manusia dalam masa 30 tahun akan datang di Jepun. Ianya penting untuk syarikat mengubah persekitaran kerja mereka yang terkini kepada persekitaran yang fleksibel kerana bukan sahaja para pekerja dapat bekerja dengan syarikat untuk jangka masa panjang tetapi juga meningkatkan produktiviti mereka.

Malangnya, kebanyakan orang salah faham bahawa telekerja mengehadkan kerja. Mereka menganggap telekerja ini bukan urusan mereka kerana jenis industri atau pekerjaan mereka adalah berbeza daripada apa yang mereka fikirkan ideal untuk telekerja. Melainkan jika kedua-dua persekitaran kerja dan minda mereka berubah, produktiviti mereka tidak akan meningkat walaupun mereka diperkenalkan dengan telekerja.

Kami mempunyai prosedur kerja, ganjaran dan sistem kami yang tersendiri di Jepun, dimana sangat berbeza daripada mereka yang bekerja secara telekerja di Amerika Syarikat yang dikatakan lebih maju ke hadapan. Jadi, ianya penting untuk melaksanakan telekerja ini dengan mengekalkan ciri-ciri Jepun. Saya mencadangkan “telekerja cara Jepun,” yang mempunyai tiga perkara. Dalam syarikat saya, kami memikirkan peralatan dan sistem yang diperlukan secara telekerja.


Pejabat Internet membenarkan komunikasi yang tetap

Q. Apakah pandangan anda terhadap “cara telekerja Jepun”?

CEO Yuri Tazawa

Pertama sekali, penting untuk memiliki gaya kerja yang sama dalam telekerja ini, dimana pekerja berkomunikasi secara bersemuka dan meneruskan kerja sebagai satu pasukan. Kami menghargai semangat kekitaan dan kerjasama sebagai satu pasukan. Disebabkan inilah banyak syarikat dan pekerja berasa sunyi dan tidak selesa kerana tidak saling bersemuka apabila syarikat-syarikat di Jepun mengamalkan telekerja.

Dalam syarikat saya, kami telah menggunakan “pejabat internet,” dimana kami dapat berkomunikasi secara dalam talian pada bila-bila masa sejak dari mula. Dalam pejabat maya itu, kami dapat melihat siapa yang melakukan kerja pada bila-bila masa tanpa mengira tempat, dan kami dapat berbual dengan seseorang dengan menggunakan mikrofon. Terdapat beberapa meja untuk setiap seorang, bilik rehat, bilik tamu, pejabat presiden dan bilik mesyuarat di dalam sebuah pejabat internet, dan kami boleh mengubah tempat kerja maya ini hanya dengan klik ke mana saja yang kami mahu.


Selain itu, kami dapat memeriksa tugas yang dijalankan oleh orang tertentu seperti seorang yang sedang bermesyuarat bersama klien jika mereka berada di bilik tamu, atau orang lain yang sedang berehat di dalam bilik rehat. Kami dapat berkomunikasi dengan menggunakan kamera dan mikrofon apabila diperlukan, yang membolehkan mesyuarat dan komunikasi secara peribadi pada waktu bergerak ke sesuatu tempat.


Sistem yang menghalang daripada mengabaikan kedua-dua “mesej formal” dan “kata-kata santai”

Perkara kedua adalah untuk menyimpan setiap satu komunikasi dalam talian yang terbuka kepada semua pekerja termasuklah perbualan dalam proses pekerjaan. Seringkali kita dengar bahawa idea yang kreatif muncul dalam komunikasi santai atau apa yang mereka dengar apabila bertembung sesama mereka di dalam syarikat. Jadi, ianya penting untuk menyimpan komunikasi sebegini dan memastikannya sentiasa ada untuk semua orang.

Promail

Dalam syarikat saya, terdapat satu peraturan untuk menentukan kepada siapa dan kesimpulan dalam tajuk sesebuah emel serta perkongsiannya. Dan, jika anda berada dalam tumpuan, ia akan dipamerkan dalam warna merah, jadi ia ditonjolkan sama ada ia untuk anda atau untuk orang lain. Hasilnya, terdapat kemungkinan untuk melihat proses sesebuah perbincangan walaupun anda tidak berada bersama, ataupun anda boleh menyelit dalam perbincangan itu dan berikan pendapat anda.


Kami sebenarnya melakukan satu eksperimen tentang “beberapa perbualan yang berlaku di luar pemerhatian kami.” Kami mempunyai ruang bantuan dalam pejabat internet kami dan lihat bagaimana ia berfungsi. Saya rasa walaupun dalam talian, mungkin terdapat beberapa komunikasi yang berbeza daripada yang baru, dimana dapat memberikan idea-idea baru walaupun kami bekerja secara telekerja. Ia merupakan satu cubaan baru, tetapi saya sangat teruja untuk melihat hasilnya.


Pengurusan masa yang ketat menyumbang kepada kemudahan para pekerja dan meningkatkan produktiviti

Perkara ketiga adalah untuk menguruskan masa kerja pekerja dengan ketat walaupun mereka bekerja dari jauh. Terdapat banyak kebaikan dan keburukan mengenai idea ini, tetapi saya percaya tiada pilihan lain selagi masa bekerja direka oleh undang-undang. Sebenarnya kedua-dua masa dan hasil yang kita perlu uruskan, dan mengubah sistem ganjaran dengan harapan hasilnya nanti dapat mengubah cara pekerja berfikir tentang ganjaran yang mereka dapat.

Pada asasnya terdapat dua sistem ganjaran untuk pekerja; yang ditentukan berdasarkan hasil seperti di Amerika Syarikat dan berdasarkan masa seperti di Jepun, tetapi apabila memperkatakan tentang telekerja, gaji harus ditentukan berdasarkan produktiviti per jam. Jika pekerja dinilai hanya berdasarkan hasil mereka, ini membawa kepada lebihan kerja. Dalam kata yang lain, jika masa kerja dipertimbangkan, pekerja yang boleh bekerja lebih masa akan mendapat kelebihan seperti sistem sedia ada di Jepun, yang tidak memberikan sumbangan dalam meningkatkan produktiviti.

Dalam syarikat saya, kami dapat menguruskan masa pekerja dengan ketat dan menyemak tempat duduk dan masa pulang serta apabila mereka mula dan selesai bekerja. Peralatan pejabat internet kami membolehkan pengurus melihat wajah mereka di skrin untuk memantau jika mereka sebenarnya bekerja atau tidak. Ini dapat memudahkan pengurus dan apa yang lebih baik, ia mengelakkan pekerja daripada bekerja secara berlebihan kerana tidak dipantau oleh pengurus.


“Ganjaran untuk produktiviti untuk setiap jam” dengan “elaun dari cara bekerja” adalah satu sistem yang adil untuk semua orang

Kementerian Kesihatan, Buruh dan Kebajikan di Jepun mencadangkan pekerja telekerja harus menerima bayaran gaji sama seperti pekerja yang berulang-alik, tetapi pendapat saya adalah berbeza. Jika tahap gaji mereka adalah sama rata, ianya tidak adil untuk pekerja yang berulang-alik yang meluangkan masa mereka untuk hadir ke pejabat. Untuk menyelesaikan masalah ini, syarikat saya membayar pekerja sebagai “ganjaran bagi produktiviti mengikut jam” dengan “elaun cara kerja.”

working way allowance

Contohnya, jika seorang pekerja dibayar gaji sebanyak 300 dolar sebulan. Kebanyakan syarikat di Jepun memutuskan jumlah ini sebagai “hasil, masa bekerja, dan kehadiran bekerja mereka,” tetapi syarikat saya memutuskan gaji mereka dengan mendarabkan “produktiviti per jam” berdasarkan masa kerja mereka, yang dikira daripada pengurusan masa yang ketat. Katakan “produktiviti per jam” seorang pekerja itu adalah 1.5 dolar, dan mereka bekerja sebanyak 8 jam sehari, pada setiap minggu selama empat minggu. Bayaran asas mereka boleh dikira sebagai [1.5 dolar /jam] x [8 jam /hari] x [5 hari /minggu] x [4 minggu] = 240 dolar. Dengan asas ini, “elaun cara kerja” ditambah seperti “elaun untuk bekerja pada setiap hari biasa,” “elaun untuk bekerja semasa masa yang ditetapkan,” “elaun berulang-alik” dan lain-lain, dan kemudiannya ia menjadi bayaran bulanan mereka.


Jika ia menjadi satu kesukaran bagi pekerja ini berulang-alik dan bekerja semasa masa yang ditetapkan disebabkan keperluan untuk menjaga ibu bapa, “elaun untuk bekerja semasa masa yang ditetapkan” dan “elaun berulang-alik” dikecualikan. Walau bagaimanapun, bayaran “produktiviti per jam” akan meningkat jika mereka memberikan prestasi yang lebih baik dengan bekerja dalam masa yang terhad. Dengan hasil yang lebih tinggi, sistem ini meningkatkan bayaran asas walaupun mereka bekerja secara telekerja. Kenaikan produktiviti per jam mereka ini akan diteruskan selepas mereka kembali pada gaya kerja tetap, yang meningkatkan jumlah keseluruhan gaji.

Orang ramai dapat bekerja dengan lebih produktif dalam masa yang terhad. Terdapat kenaikan dalam bilangan mereka yang mempunyai masa dan tempat yang terhad untuk bekerja, jadi ianya penting untuk meneruskan 'produktiviti per jam" melalui pengurusan masa yang ketat. Telekerja membolehkan orang ramai bekerja secara bebas tanpa terikat dengan masa dan tempat, tetapi ia tidak membebaskan mereka daripada kerja. Ianya penting untuk menubuhkan sistem yang saksama untuk kedua-dua pekerja yang tidak mempunyai kekangan dan mereka yang mempunyai kekangan masa dan tempat untuk bekerja agar mereka dapat dinilai secara sama rata dan sempurna.


Berazam untuk membentuk satu masyarakat dimana orang ramai dapat bekerja secara bebas daripada waktu dan masa.

Q. Apakah cara bekerja yang ideal untuk anda?

CEO Yuri Tazawa

Saya berhasrat untuk mencipta sebuah masyarakat dimana orang ramai boleh bekerja secara fleksibel dan bebas daripada masa dan tempat, tidak menumpukan hanya pada yang bekerja di rumah. Oleh itu, cara yang terbaik untuk semua orang adalah memilih untuk bekerja di tempat sendiri. Secara peribadinya, saya berpengalaman berpindah ke seluruh kawasan pendalaman, jadi saya suka kawasan tempatan.

Sesetengah orang berasa mereka ingin bekerja di tempat sendiri tetapi mereka tidak dapat melakukannya sekarang, yang mengingatkan saya kepada perasaan saya “Saya mahu bekerja tetapi saya tak boleh.” Oleh itu, jikalau cara orang bekerja berubah kepada satu masyarakat dimana semua orang boleh bekerja secara fleksibel, ianya lebih baik untuk kesihatan. Tambahan pula, jika kerja itu bebas, ia dapat mengubah masyarakat secara keseluruhannya dan menyelesaikan pelbagai masalah.

Saya ingin merealisasikan sebuah masyarakat dimana orang ramai dapat menjalani kehidupan yang memuaskan, dimana orang ramai dapat hidup di mana-mana sahaja mereka mahu serta cara kerja mereka bersesuaian dengan gaya hidup mereka.